Anh chị kế toán cần đặc biệt lưu ý 06 điểm về hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 dưới đây, để triển khai hóa đơn điện tử trong năm 2022 đúng quy định và tránh những rủi ro không đáng có.
Khi nào bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử
Một trong những điểm cần lưu ý của Thông tư 78 về hóa đơn điện tử mà anh chị cần quan tâm hàng đầu đó là thời điểm mà doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Căn cứ Khoản 1, Điều 11 về hiệu lực thi hành của Thông tư 78/2021/TT-BTC thì thời hạn bắt buộc toàn bộ doanh nghiệp trên cả nước triển khai hóa đơn điện tử là từ ngày 01/7/2022.
Nhưng với mục đích đẩy mạnh và phủ sóng hóa đơn điện tử trên toàn quốc, Tổng cục thuế đã có quy định cụ thể về triển khai hóa đơn điện tử theo hai giai đoạn, cụ thể như sau:
– Giai đoạn 1 (11/2021 – 3/2022): Triển khai hóa đơn điện tử tại 6 tỉnh, thành phố gồm Hà Nội, TP. HCM, Hải Phòng, Phú Thọ, Quảng Ninh, Bình Định.
– Giai đoạn 2 (4/2022 – 7/2022): Triển khai hóa đơn điện tử tại 57 tỉnh, thành phố còn lại.
Theo đó, các doanh nghiệp tại 6 tỉnh thành phố nêu trên cần gấp rút lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín để thực hiện triển khai trong quý I năm 2022.
Bên bán sẽ được ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử
Điểm đáng chú ý của Thông tư 78 về hóa đơn điện tử tiếp theo mà anh chị cần chú ý tiếp đó là người bán hàng hóa hay cung cấp dịch vụ là các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh sẽ được thực hiện ủy nhiệm cho bên thứ 3. Bên thứ 3 là bên có quan hệ liên kết với bên bán, không nằm trong đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn điện tử và đáp ứng đầy đủ điều kiện, tiêu chuẩn dùng hóa đơn điện tử.
Trên hóa đơn ủy nhiệm cần đảm bảo đầy đủ các nội dung sau: Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên ủy nhiệm, tên, địa chỉ và mã số thuế của bên nhận ủy nhiệm phải đúng với thực tế phát sinh.
Thủ tục ủy nhiệm, các bên cần có văn bản thỏa thuận chi tiết và rõ ràng với các nội dung như:
– Tên, địa chỉ, mã số thuế, chứng thư số của bên nhận ủy nhiệm và bên ủy nhiệm
– Thông tin về hóa đơn điện tử ủy nhiệm: Loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
– Mục đích ủy nhiệm.
– Thời hạn ủy nhiệm.
– Phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm.
Đối với ký hiệu và mẫu số hóa đơn điện tử
Căn cứ theo theo Khoản 1, Điều 4, Thông tư 78/2021/TT-BTC thì ký hiệu và mẫu số hóa đơn điện tử sẽ có những thay đổi đáng lưu ý như sau:
* Về ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử
Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6:
– Số 1 phản ánh hóa đơn điện tử giá trị gia tăng.
– Số 2 phản ánh hóa đơn điện tử bán hàng.
– Số 3 phản ánh hóa đơn điện tử bán tài sản công.
– Số 4 phản ánh hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia.
– Số 5 phản ánh tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử.
– Số 6: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
* Về ký hiệu hóa đơn điện tử
Ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 sẽ là nhóm 6 ký tự bao gồm cả chữ viết và số, dùng để phản ánh những thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã xác thực, năm mà người dùng lập hóa đơn và loại hóa đơn được dùng, cụ thể:
– Ký tự đầu tiên (C hoặc K): C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã.
– Hai ký tự tiếp theo (2 chữ số Ả rập): Thể hiện năm lập hóa đơn điện tử.
– Một ký tự tiếp theo (1 chữ cái): T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng.
– Hai ký tự cuối cùng (chữ viết): Do người bán tự xác định theo nhu cầu quản lý.
Thời điểm lập hóa đơn dịch vụ ngân hàng được quy định riêng
Đối với các tổ chức cung cấp dịch vụ ngân hàng thì ngày lập hóa đơn sẽ được thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên và kèm theo bảng kê hoặc những chứng từ xác nhận của hai bên. Thời hạn chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh dịch vụ ngân hàng.
Trong trường hợp những tổ chức cung cấp dịch vụ ngân hàng thường xuyên với số lượng lớn, đòi hỏi cần có thời gian đối soát dữ liệu thì thời điểm lập hóa đơn được xác định là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa ngân hàng và các bên thứ ba liên quan. Thời hạn chậm nhất là không quá 10 ngày của tháng sau tháng phát sinh.
Quy định cụ thể về hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế
Đối với những cá nhân, hộ kinh doanh hay doanh nghiệp thực hiện nộp thuế theo phương pháp kê khai, cung cấp hàng hóa/dịch vụ trực tiếp đến người sử dụng theo mô hình kinh doanh sẽ được lựa chọn hình thức sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã hay hóa đơn điện tử có mã. (lưu ý đối với với hóa đơn điện từ có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế phải tuân thủ chặt chẽ những quy định tại Điều 11, Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính Phủ.
Những nội dung cần có trên hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế được quy định như sau:
– Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán, thông tin người mua nếu người mua yêu cầu.
– Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán.
– Đối với những tổ chức, doanh nghiệp thực hiện nộp thuế theo phương pháp khấu trừ cần thực hiện ghi rõ giá bán chưa thuế GTGT, thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán có thuế GTGT thời điểm lập hóa đơn, mã của Cơ quan thuế.
14 văn bản quy định về hóa đơn điện tử sẽ hết hiệu lực
Điểm đáng chú ý của Thông tư 78 về hóa đơn điện tử cuối cùng mà anh chị cần lưu ý đó là 14 văn bản quy định về hóa đơn điện tử hết hiệu lực, cụ thể:
| Nghị định 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. | Quyết định 1209/QĐ-BTC ngày 23/6/2015 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế. |
| Nghị định 04/2014/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. | Quyết định 526/QĐ-BTC ngày 16/4/2018 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc mở rộng phạm vi thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế. |
| Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ tiếp tục có hiệu lực thi hành đến ngày 30/6/2022 | Quyết định 2660/QĐ-BTC ngày 14/12/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc gia hạn thực hiện Quyết định số 1209/QĐ-BTC ngày 23/6/2015. |
| Quyết định 30/2001/QĐ-BTC ngày 13/4/2001 của Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ in, phát hành, quản lý, sử dụng ấn chỉ thuế. | Thông tư 303/2016/TT-BTC ngày 15/11/2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn về in, phát hành, quản lý và sử dụng các loại chứng từ thu tiền phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước. |
| Thông tư 191/2010/TT-BTC ngày 01/12/2010 hướng dẫn việc quản lý, sử dụng hóa đơn vận tải. | Thông tư 37/2017/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Thông tư 39/2014/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014, Thông tư 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 của Bộ Tài chính). |
| Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. | Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử. |
| Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014, Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 của Bộ Tài chính). | Thông tư 88/2020/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Điều 26, Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử. |
