Đáp ứng tiêu chuẩn về phần mềm kế toán của Bộ Tài Chính. FBS đã rà soát, đối chiếu và tự xác định thấy Phân hệ Kế toán trong XMan đáp ứng đầy đủ các điều kiện và tiêu chuẩn về phần mềm kế toán của Bộ Tài chính đã hướng dẫn trong Thông tư số 103/2005/TT-BTC ban hành ngày 24/11/2005.

Ngay sau khi Bộ Tài chính ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp mới theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC vào ngày 20/03/2006 , FBS đã tiến hành ra soát và cập nhật lại XMan để đảm bảo đáp ứng đầy đủ các quy định của chế độ kế toán mới.

Thông tư 200/2014/TT-BTC là thông tư hướng dẫn kế toán áp dụng đối với các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế cũng đã được FBS áp dụng cho phân hệ Kế toán – Tài chính của Phần mềm ERP XMan.

Nguyên lý vận hành của XMan là người sử dụng ở các bộ phận tác nghiệp chịu trách nhiệm nhập liệu các phát sinh chi tiết của mình. Các bút toán hạch toán kế toán sẽ được XMan tạo tự động theo các quy tắc đã đăng ký trước và ghi vào sổ kế toán. Quy tắc hạch toán của từng loại phát sinh được cán bộ kế toán tổng hợp đăng ký và theo dõi. Phát hiện sai sót ở đâu, của ai sẽ do chính người nơi đó trực tiếp sửa lại. Bút toán tự động tạo ra trước đó cũng sẽ được XMan tự động sửa lại tương ứng với sự sửa đổi của phát sinh chi tiết. Ngược lại Kế toán tổng hợp cũng không thể sửa lại bút toán tự động được tạo ra từ các phát sinh ở các phần hành chi tiết mà chỉ có thể sửa/xóa các bút toán hạch toán tổng hợp thuần túy do chính mình tạo ra.

Khi đã khoá sổ kế toán đến tháng nào rồi thì tất cả các bút toán kế toán và cả các chứng từ phát sinh chi tiết tương ứng đều bị khoá lại không ai có thể sửa, xoá được. Trong trường hợp bắt buộc phải sửa lại số liệu đã khoá sổ, XMan có chức năng hỗ trợ để Kế toán trưởng mở lại sổ để điều chỉnh rồi khoá sổ trở lại.

Các cơ chế trên đây của XMan nhằm đảm bảo và sẽ luôn đảm bảo tính nhất quán giữa sổ kế toán chi tiết và sổ cái tổng hợp.

Tất cả các công việc phân bổ, kết chuyển cuối kỳ đều được thực hiện tự động trong XMan thông qua bảng đăng ký các công việc cuối kỳ do kế toán tổng hợp tự đăng ký. Kế toán tổng hợp chỉ cần chỉ định tài khoản nguồn, tài khoản đích, số tiền kết chuyển hoặc phân bổ (theo giá trị cố định, lấy trên số dư theo tỷ lệ cố định, theo tỷ lệ biến đổi theo một tiêu thức nào đó), chu kỳ thực hiện (cuối tháng, cuối quý, cuối năm).

Việc phân bổ kết chuyển tự động cùng với cơ chế hạch toán tự động ở trên đưa đến kết quả là các hầu hết các bút toán tổng hợp phát sinh đều do XMan hạch toán tự động. Chứng từ tổng hợp phải nhập vào thủ công còn lại rất ít chủ yếu dùng cho một số trường hợp phát sinh ngoại lệ hoặc điều chỉnh.

 

Các phát sinh nhập/xuất, thu/chi,… được phân loại và tổ chức thành các loại nghiệp vụ theo mã số cùng với các thuộc tính cần quản lý của từng loại. Việc xử lý cập nhật thông tin, định khoản tự động, báo cáo,… đều dựa trên các mã nghiệp vụ. Cách tổ chức này giúp quy cách hoá số liệu đầu vào, dễ dàng huấn luyện người sử dụng mới và không đòi hỏi trình độ kế toán của cán bộ nghiệp vụ nhưng lại có độ chính xác cao.

 

Bảng định nghĩa các loại nghiệp vụ do người quản trị hệ thống quản lý và có thể định nghĩa thêm các loại nghiệp vụ mới.

Tất cả các đối tượng có liên quan đến việc mở sổ kế toán chi tiết để theo dõi đều có thể được khai báo. Vd: Công ty có nhu cầu mở sổ theo dõi chi tiết tài khoản tiền vay ngân hàng theo từng khế ước nhận nợ có thể đăng ký thêm một loại đối tượng quản lý mới đó là Khế ước vào danh mục các loại đối tượng quản lý rồi sau đó nhập danh sách các số khế ước vào. Trên danh mục tài khoản kế toán thống nhất, khai báo tài khoản 311 có mở sổ chi tiết theo dõi theo từng khế ước. Sau đó mỗi lần nhập phát sinh tổng hợp có liên quan đến tài khoản này, XMan sẽ bật ô chi tiết mã số khế ước lên để người sử dụng nhập vào hoặc chọn trong danh sách số khế ước đã có.

XMan đã định nghĩa sẵn 20 loại đối tượng theo dõi chi tiết thông dụng ở đa số các doanh nghiệp. Người sử dụng có thể bổ sung thêm những loại đối tượng mà doanh nghiệp cần theo dõi chi tiết nhưng chưa có sẵn trong danh mục của XMan.

XMan được thiết kế nhằm đạt được độ linh hoạt cao để có thể trở thành sản phẩm đóng gói đáp ứng được đa số các trường hợp quản lý của các doanh nghiệp thuộc nhiều ngành nghề, lĩnh vực với những mức độ quy mô khác nhau. Để vươn tới mục tiêu này, FBS đã nghiên cứu tổ chức một nền móng linh hoạt đó là hệ thống cấu trúc tài khoản động.

 

Danh mục tài khoản tổng hợp cấp 1 và 2 trong XMan tuân thủ theo đúng Quyết định 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài Chính. Tùy theo từng trường hợp có nhu cầu quản lý, doanh nghiệp có thể tự mở rộng danh mục tài khoản tổng hợp lên đến cấp 3,4,5,… XMan cho phép độ dài số hiệu tài khoản lên đến 20 ký tự. Cùng với số hiệu và tên tài khoản, người sử dụng có thể khai báo các thuộc tính của từng tài khoản như: tính chất số dư (bên nợ, bên có, lưỡng tính), có là tài khoản ngoại tệ hay không, cấp, trực thuộc tài khoản nào,… Đặc biệt là mỗi tài khoản tổng hợp có thể được khai báo mở sổ theo dõi chi tiết theo loại đối tượng nào. Cùng lúc mỗi tài khoản tổng hợp có thể được khai báo theo dõi chi tiết lên đến 6 loại đối tượng. Các loại đối tượng quản lý này vừa là cơ sở để theo dõi sổ chi tiết vừa là cơ sở cho nhiều báo cáo phân tích về sau. Vd: tài khoản 642 chi phí quản lý doanh nghiệp có thể cùng lúc mở chi tiết theo dõi theo từng Yếu tố chi phí và từng Trung tâm chi phí là 2 loại đối tượng phổ biến mà các doanh nghiệp dùng để theo dõi và phân tích chi phí. Sau khi đăng ký xong, mỗi khi nhập liệu có liên quan đến tài khoản 642, chuơng trình sẽ tự động bật lên ô nhập liệu Yếu tố chi phí và ô Trung tâm chi phí để người sử dụng điền thông tin và cập nhật.

Bản thân các loại đối tượng quản lý cũng có thể được đăng ký bổ sung thêm như đã trình bày trong mục ngay trên đây.

Với cách tổ chức hết sức linh hoạt này, FBS có thể “may đo” tại chỗ cho nhiều doanh nghiệp. Còn doanh nghiệp trong tương lai có thể tự “may đo” lại cho chính mình theo tầm vóc từng thời kỳ.

XMan được thiết kế để hỗ trợ không chỉ các phát sinh bằng tiền đồng Việt Nam mà còn đáp ứng các phát sinh bằng ngoại tệ các loại như USD, EUR, GRP, JPY,… XMan lưu trữ cả giá trị nguyên tệ và giá trị quy đổi sang đồng Việt Nam tại ngày phát sinh theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng hoặc tỷ giá thực tế cho từng phát sinh có liên quan đến ngoại tệ. Sau đó XMan tự động tính và hạch toán tức thời các bút toán chênh lệch tỷ giá do khác nhau giữa ngày phát hoá đơn và ngày thanh toán cho từng phát sinh.

Cuối kỳ kế toán, XMan tự động đánh giá lại giá trị quy đổi của các tài khoản có số dư ngoại tệ sau đó tính toán và tự động tạo các bút toán hạch toán đánh giá lại số dư Việt Nam đồng quy đổi.