Bài viết này tập trung vào hệ thống kế hoạch (KH) phối hợp bán hàng và hoạt động hay còn gọi là Integrated Sales and Operation Planning (Integrated S&OP) - một công cụ hữu ích áp dụng cùng với hệ thống ERP để phối hợp mục tiêu của các bộ phận như bán hàng và marketing, mua sắm và vật tư, sản xuất, nhân sự và bộ phận tài chính, kế toán nhằm hỗ trợ chiến lược của toàn công ty.
Một điều dễ hiểu khi triển khai ERP là tất cả các phân hệ đều có tính chất quan trọng như nhau. Với phân hệ Quản lý Bán hàng (Order Management – OM), phân hệ quan trực tiếp đến doanh số, đến đầu ra của DN thì lại càng cần phải quan tâm.
Thật không thể tưởng tượng được những điều phiền toái gì sẽ xảy ra nếu chương trình bán hàng trong Siêu thị bị trục trặc. Giá không có để tính tiền? Hoá đơn không thể in được? Và hiển nhiên không có khách hàng nào kiên nhẫn chờ đợi hàng giờ liền để các sự cố trên được khắc phục. Thông thường, ai cũng nghĩ rằng đây là phân hệ đơn giản: nhập yêu cầu, in hoá đơn, xuất hàng và thu tiền. Nếu chỉ dừng ở góc độ này thì OM chỉ đơn thuần là công cụ thống kê không hơn không kém trong khi điều quan trọng đối với DN, ERP nói chung hay OM nói riêng phải là một công cụ hỗ trợ cho việc quản lý, phân tích và ra quyết định.
Trong ERP, khái niệm “mua sắm” bao hàm tất cả các khoản phải mua/thuê của DN, từ việc mua các nguyên vật liệu đầu vào, mua tài sản, công cụ, dụng cụ… cũng như việc thuê/mua, vận chuyển, kho bãi, dịch vụ … đều nằm ở mảng mua sắm.
Các DN triển khai ERP thường mong muốn phân hệ quản lý mua sắm (purchasing management) sẽ giúp giảm bớt những sai sót trong việc đặt hàng, đồng thời thực hiện được đúng mục tiêu của quản lý mua sắm là “Mua đúng mặt hàng với đúng số lượng cần, đáp ứng đúng thời gian với giá cả hợp lý, chất lượng đảm bảo”.
Nhiều DN hiện nay đã ứng dụng phần mềm kế toán vào quản lý. Tuy nhiên, việc ứng dụng này về bản chất là “Tin học hóa” hệ thống kế toán thủ công trước kia. Mặc dù vậy, phần mềm kế toán tài chính vẫn đem lại rất nhiều hiệu quả cho người làm kế toán.Phải chăng khi triển khai một hệ thống ERP, chỉ cần quan tâm đến những bộ phận chưa được tin học hóa như Bán hàng, Mua hàng, Sản xuất, Nhân sự… còn với kế toán, chỉ cần “bê nguyên” phần mềm kế toán và chuyển sang phân hệ kế toán tài chính của hệ thống ERP mới là được?
Ngày 24/02/2009, Công ty TNHH Tin Học Phương Bắc (FBS) đã chính thức ký kết hợp đồng cung cấp và triển khai Hệ thống phần mềm ứng dụng Quản lý Chuỗi cửa hàng XMan SCM cho Công Ty Kỹ Nghệ Súc Sản (Vissan).
Khả năng lập KH – khả năng cốt lõi của một hệ thống ERP – là công cụ để liên hệ giữa chiến lược với hoạt động thường nhật của DN trên hệ thống ERP. Chỉ khi làm tốt việc lập KH, DN mới có thể thấy ERP giúp tiết kiệm chi phí và nâng cao khả năng cạnh tranh.Lập KH gắn liền với lịch sử phát triển của hệ thống ERP. Khả năng lập KH của một hệ thống ERP tạo ra sự khác biệt giữa ERP với các phần mềm (PM) kế toán, quản lý kho, bán hàng và là một trong những tiêu chí đánh giá quan trọng nhất khi lựa chọn, đồng thời cũng là thách thức lớn nhất khi triển khai ERP tại Việt Nam.
