Phần mềm ERP ngành truyền thông quảng cáo

Phần mềm ERP ngành truyền thông quảng cáo

Phần mềm ERP ngành truyền thông quảng cáo của công ty FBS giúp cho doanh nghiệp cung cấp dịch vụ quảng cáo có thể quản lý hiệu quả các sản phẩm quảng cáo như LCD,Pano, Billboard, quản lý bán hàng, theo dõi hợp đồng quảng cáo, phát triển địa điểm quảng cáo, quản lý thời lượng (Airtime), quản lý lịch phát (Boardcast list), thị trường quảng cáo, quảng lý các thiết bị, phương tiện quảng cáo, …

FBS đã cung cấp và triển khai thành công Hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể cho một trong những đơn vị đầu nghành đã có nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực Quảng cáo số, truyền thông đa phương tiện đó là Công ty Goldsun Focus Media – GFM.

Với mong muốn mang đem đến những hiệu quả to lớn trong việc ứng dụng Hệ thống Phần mềm Quản trị doanh nghiệp tổng thể ERP – XMan trong công tác quản lý và kinh doanh cho các doanh nghiệp trong ngành quảng cáo đa phương tiện với những tính năng đáp ứng được yêu cầu về mặc quản lý. 

Hỗ trợ quản lý, cập nhật bảng giá thống nhất và tự động. Cách tính chiết khấu chung và riêng áp dụng cho từng khách hàng, từng hợp đồng. XMan có chức năng giúp bộ phận tài chính hoặc ban giám đốc kiểm soát phê duyệt mức chiết khấu cho từng hợp đồng.

Cung cấp thông tin tức thời về tình trạng của quỹ thời lượng ở bất kỳ thời nào cho nhân viên kinh doanh hoặc cán bộ quản lý nhằm khai thác tối đa tồn quỹ thời lượng, giảm thiểu thời gian trống, hạn chế tối đa các trường hợp bán trùng thời gian hoặc bán vượt quá thời lượng tối đa cho phép, tạo điều kiện doanh thu bán hàng.

Câu chuyện thành công

Quản lý các kênh quảng cáo OOH theo phân nhóm địa điểm như: Siêu thị, Cao ốc, Khách sạn, Bệnh viện, Sân bay, Nhà ga, phương tiện vận tải công cộng,… và cho phép mở rộng thêm nhiều kênh sản phẩm khác.

Quản lý các kênh quảng cáo OOH theo loại phương tiện truyền thông như: LCD, Digital Poster, Poster Frame,… và cho phép mở rộng thêm nhiều loại phương tiện quảng cáo khác.

Đới với mỗi kênh quảng cáo, Hệ thống phần mềm ERP XMan hỗ trợ khai báo nhiều sản phẩm dịch vụ quảng cáo theo từng khu vực địa lý (TPHCM, Hà Nội, toàn quốc,…) hoặc một tập hợp địa điểm không thuộc cùng một địa bàn. Điều này giúp cho chính sách kinh doanh trở nên hết sức mềm dẻo và linh hoạt đáp ứng yêu cầu đa dạng của khách hàng mua quảng cáo.

Cung cấp nhiều báo cáo thống kê phân tích số liệu kinh doanh và tài chính theo kênh quảng cáo và sản phẩm dịch vụ quảng cáo.

Theo dõi từng loại biển quảng cáo trên các tuyến đường, các tòa nhà: biển cột, ốp hông, nóc, biển trong khuôn viên,…

Cập nhật và theo dõi quy trình công việc phát triển vị trí biển quảng cáo: khảo sát địa điểm, chụp ảnh, thu thập thông tin về địa điểm, kích cỡ cho phép của biển quảng cáo, các thủ tục, giấy phép và hồ sơ của địa điểm.

Cập nhật và theo dõi thanh toán các chi phí định kỳ của từng biển quảng cáo: Chi phí điện, Chi phí bảo vệ biển, Chi phí sửa chữa, sơn, thay bạt,…

Quản lý hồ sơ biển quảng cáo như là tài sản cố định và tính khấu hao cho từng biển quảng cáo.

Cập nhật và theo dõi các hợp đồng thuê địa điểm và tình hình thanh toán cho chủ địa điểm. Phân bổ chi phí theo từng tháng.

Dự kiến kế hoạch các vị trí có thể bán quảng cáo hiện tại và trong tương lai.

Báo cáo những vị trí quảng cáo còn trống hiện tại và sắp trống hoặc sắp hoàn thành mới trong các tuần kế tiếp để các sale team có kế hoạch bán hàng.

Quản lý quy trình bán hàng của các AE: giữ chỗ vị trí quảng cáo -> tiếp cận khách hàng -> soạn thảo hợp đồng quảng cáo -> ký kết hợp đồng.

Theo dõi hợp đồng quảng cáo pano, billboard và toàn bộ các thông tin liên quan.

Màn hình quản trị bán hàng

Màn hình quản trị bán hàng

Cung cấp các chức năng theo dõi xuyên suốt quy trình bán quảng cáo: nhân viên kinh doanh đăng ký kế hoạch bán hàng -> Sales Manager duyệt kế hoạch bán hàng -> nhân viên kinh doanh tiếp thị khách hàng -> Lập hợp đồng -> Phê duyệt hợp đồng và ký kết -> Nhận Media Plan -> Xác nhận và lập Broadcast List -> Theo dõi chạy quảng cáo -> Nghiệm thu & thanh toánHỗ trợ nhân viên kinh doanh lập kế hoạch bán hàng theo từng nhãn hàng do mình phụ trách theo từng tháng. Hệ thống tự động giữ chỗ thời lượng đăng ký ngay sau ký kế hoạch được sales manager duyệt và tự động trả chỗ thời lượng nếu kế hoạch bị bác bỏ.

Hỗ trợ các chức năng phục vụ xuyên suốt quá trình tạo lập và ký kết hợp đồng: Bộ phận Kinh doanh tạo lập bản thảo hợp đồng -> Các bên liên quan tương tác phản hồi -> Bộ phận Tài chính soát xét và xác nhận -> Tổng giám đốc ký duyệt hợp đồng. Toàn bộ quá trình được thực hiện tương tác trực tuyến và tức thời trên Hệ thống ERP XMan.

Hỗ trợ quản lý, cập nhật bảng giá thống nhất và tự động. Cách tính chiết khấu chung và riêng áp dụng cho từng khách hàng, từng hợp đồng. XMan có chức năng giúp bộ phận tài chính hoặc ban giám đốc kiểm soát phê duyệt mức chiết khấu cho từng hợp đồng.

Cung cấp thông tin tức thời về tình trạng của quỹ thời lượng ở bất kỳ thời nào cho nhân viên kinh doanh hoặc cán bộ quản lý nhằm khai thác tối đa tồn quỹ thời lượng, giảm thiểu thời gian trống, hạn chế tối đa các trường hợp bán trùng thời gian hoặc bán vượt quá thời lượng tối đa cho phép, tạo điều kiện doanh thu bán hàng.

Màn hình lập hợp đồng quảng cáo

Màn hình lập hợp đồng quảng cáo

Hỗ trợ cập nhật và theo dõi các hợp đồng bán quảng cáo với đầy đủ các thông tin về Khách hàng, Nhãn hàng, Loại dịch vụ quảng cáo, Giá cả, Mức chiết khấu, Nội dung TVC, Media Plan, Địa điểm, Lịch thanh toán,…Theo dõi và hiển thị tình trạng của từng hợp đồng theo từng giai đoạn giao dịch với khách hàng: Giữ chỗ, Bản thảo, Xác nhận, Đã ký, Đã thanh lý.

Cập nhật và thể hiện tình hình tiến độ thanh toán thực tế của hợp đồng bao gồm tiền ứng trước và tiền thanh toán hóa đơn cũng như tình hình phát hành hóa đơn cho khách hàng.

Cập nhật và thể hiện toàn bộ lịch sử thương thảo và ý kiến của từng người có liên quan trong giao dịch trước và sau khi ký hợp đồng,…

Lập và quản lý kế hoạch công việc phát triển địa điểm của từng nhân viên phụ trách

Phát triển địa điểm quảng cáo

Phát triển địa điểm quảng cáo

Cập nhật thông tin các địa điểm mới, địa điểm tiềm năng đang xây dựng, lên kế hoạch khảo sát địa điểm và làm việc với chủ đầu tư.

Quản lý được thông tin chi tiết của từng địa điểm như số tầng, diện tích, số căn hộ, số lượng người bình quân của toà nhà, số người bình quân mỗi tầng, số lượt người bình quân hàng tuần, số lượng thang máy, giờ mở cửa/đóng cửa,… giúp lượng hóa được và cung cấp cho các khách hàng quảng cáo các con số về mức độ tác động của sản phẩm quảng cáo ở từng địa điểm hay khu vực.

Quản lý chặt chẽ quy trình lập và ký kết các hợp đồng, theo dõi các hợp đồng thuê địa điểm một cách chi tiết về phí thuê, lịch thanh toán, thời điểm gia hạn, các quy định hạn chế nội dung quảng cáo,… Phân loại và thống kê các trường hợp ký kết hợp đồng mới, gia hạn hợp đồng, hợp đồng tái ký

Theo dõi tình hình thanh toán thực tế của từng hợp đồng và tình trạng nhận hóa đơn đầu vào của từng hợp đồng.

Tự động cập nhật bảng thời lượng LCD, DP từ các thông tin đăng ký giữ chỗ theo kế hoạch bán hàng, hợp đồng đã ký kết theo từng kênh sản phẩm và khu vực.

Hiển thi bảng thời lượng hiện thời chi tiết theo các khoảng thời lượng như Landlord, thời lượng đã giữ chỗ, thời lượng đã bán, FOC, khuyến mãi và thời lượng tồn khả dụng theo các màu sắc khác nhau.

Liệt kê chi tiết việc bố trí thời lượng theo từng nhãn hiệu quảng cáo theo các tình trạng: Đã giữ chỗ, Đã duyệt chỗ, Đã lên bản thảo hợp đồng, Đã ký hợp đồng, Đã xác nhận media plan,…

Cảnh báo các trường hợp vượt quá thời lượng phát tối đa mỗi ngày đồng thời cung cấp các khoảng trống thời lượng trong tương lai để tăng cường kế hoạch bán hàng hoặc bố trí các khoản khuyến mãi hoặc FOC nhằm tối ưu hóa việc khai thác quỹ thời lượng quảng cáo.

Quản lý lịch phát (Broadcast List)

Quản lý lịch phát (Broadcast List)

Tự động kết xuất Broadcast List từng bảng theo dõi thời lượng chính xác theo từng kênh sản phẩm như: siêu thị, cao ốc, bệnh viện, sân bay,… và theo từng khu vực như: TPHCM, Hà Nội, các tỉnh khác,…Lưu trữ và theo dõi nội dung các TVC của các nhãn hàng quảng cáo và nội dung chép thẻ chi tiết theo từng kênh sản phẩm như: siêu thị, cao ốc, bệnh viện, sân bay,… và theo từng khu vực như: TPHCM, Hà Nội, các tỉnh khác,…

Cập nhật và thống kê thông tin khách hàng tiềm năng, bán tiềm năng,… Phân loại đối tượng theo nhóm khách hàng: đại lý, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, doanh nghiệp trong nước, doanh nghiệp quốc doanh,…

Cập nhật thống kê thông tin mạng lưới các địa điểm hiện hoạt động, các địa điểm trong giai đoạn dự án với đầy đủ các thông tin chi tiết của từng địa điểm như số tầng, diện tích, số căn hộ, số lượt người bình quân hàng tuần, số thang máy, giờ mở cửa/đóng cửa,… và tình trạng của các đối thủ cạnh tranh tại từng địa điểm

Cập nhật danh mục các nhãn hàng quảng cáo phân loại theo các nghành nghề

Phân tích và vẽ biểu đồ so sánh thị phần chiếm giữ ở từng kênh sản phẩm và từng khu vực; thị phần và tỷ trọng do các đối thủ cạnh tranh chiếm giữ.

Phân tích, so sánh doanh số quảng cáo và tỷ trọng theo nhãn hàng, theo ngành nghề, theo thời gian

Cập nhật và theo dõi danh mục các thiết bị quảng cáo như: LCD, DP,… chi tiết đến từng số serial cùng với đầy đủ thông số kỹ thuật của từng thiết bị.

Quản lý các thiết bị, phương tiện quảng cáo

Quản lý các thiết bị, phương tiện quảng cáo

Cập nhật và theo dõi lịch sử suốt dòng đời của thiết bị: mua sắm, lắp đặt, di chuyển, bảo dưỡng, thanh lý của từng thiết bị LCD, DP,…

Lập kế hoạch và ghi nhận quá trình thực hiện các việc lắp đặt, tháo dỡ, bảo dưỡng, sửa chữa hoặc di chuyển của LCD, DP,… tại các địa điểm.

Theo dõi, ghi nhận các sự cố về thiết bị và quá trình xử lý sự cố tại các địa điểm.

Theo dõi, ghi nhận công việc của các nhân viên phụ trách vận hành và bảo trì màn hình tại các địa điểm.

Tự động tính toán chính xác và chi tiết doanh thu quảng cáo đã thực hiện, doanh thu phân bổ hàng tháng và doanh thu dự kiến trong các tháng sắp tới. Hỗ trợ xem số liệu tổng doanh số của tháng và chi tiết đến từng hợp đồng quảng cáo.

Tự động tính toán chính xác và chi tiết chi phí thuê địa điểm đã thanh toán, chi phí phân bổ hàng tháng, chi phí trích trước hàng tháng và chi phí dự kiến trong các tháng sắp tới. Hỗ trợ xem số liệu tổng doanh số của tháng và chi tiết đến từng hợp đồng thuê địa điểm.

Theo dõi công nợ phải thu theo từng hợp đồng quảng cáo, chi tiết từng số tiền khách hàng ứng trước, các hóa đơn đã phát hành, số tiền còn tồn phải thu

Theo dõi công nợ phải trả theo từng hợp đồng thuê địa điểm, chi tiết từng số tiền đã ứng trước, số tiền đã nhận được hóa đơn, số tiền còn tồn phải trả

Tính khấu hao thiết bị LCD, DP và ghi nhận chi phí khấu hao chính xác theo lịch sử địa điểm lắp đặt khai thác thiết bị.

Lên báo cáo dự báo dòng tiền (Cash flow) cho các tháng tới trong năm.

Kế toán - Tài chính

Kế toán – Tài chính

Các Khách hàng tiêu biểu

FBS đã triển khai thành công giải pháp XMan cho ngành truyền thông quảng cáo tại các doanh nghiệp  tiêu biểu như:

 

 

 

 

goldsun

 

Công ty Goldsun Focus Media (GFM)